Czy Terminal Platniczy Jest Obowiazkowy

Kwestia prawnego obowiązku posiadania terminala płatniczego budzi wiele pytań wśród polskich przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2022 roku w ramach pakietu przepisów Polskiego Ładu wprowadzono tzw. obowiązek bezgotówkowy. Wiele osób zastanawia się, czy przepisy te wymuszają zakup fizycznego terminala przez każdego właściciela firmy. W 2026 roku gastronomia jest jedną z branż najściślej kontrolowanych pod kątem akceptacji płatności elektronicznych. W tym artykule szczegółowo wyjaśniamy stan prawny, wskazujemy grupy zwolnione z tego obowiązku oraz podpowiadamy, jak najprościej i najtaniej spełnić wymagania stawiane przez ustawodawcę.

Co mówią przepisy prawa o płatnościach bezgotówkowych?

Kluczowym dokumentem regulującym tę kwestię jest ustawa Prawo Przedsiębiorców. Zgodnie z dodanym art. 19a tej ustawy: 'Przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana (...) przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych'. Oznacza to, że przedsiębiorca musi umożliwić klientom zapłatę za towary lub usługi w formie elektronicznej.

Kto musi zapewnić płatności bezgotówkowe?

Obowiązek ten nie dotyczy każdego zarejestrowanego podmiotu gospodarczego. Ustawa precyzuje, że wymóg akceptacji płatności bezgotówkowych dotyczy wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy ewidencjonują sprzedaż na rzecz osób fizycznych przy użyciu kasy rejestrującej (fiskalnej). Oznacza to, że jeśli posiadasz w firmie kasę fiskalną, musisz zapewnić płatności bezgotówkowe. Branża gastronomiczna (restauracje, kawiarnie, puby, food trucki) ma ustawowy obowiązek posiadania kasy fiskalnej online od pierwszej transakcji, co automatycznie nakłada na nią obowiązek bezgotówkowy.

Kto jest zwolniony z tego obowiązku?

Z obowiązku bezgotówkowego zwolnione są określone grupy przedsiębiorców:

• Firmy działające wyłącznie w sektorze B2B – jeśli świadczysz usługi lub sprzedajesz towary wyłącznie dla innych firm na faktury VAT i nie posiadasz kasy fiskalnej,
• Podmioty zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej – np. ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów 20 000 zł rocznie w sprzedaży na rzecz osób fizycznych,
• Sprzedaż wysyłkowa (e-commerce) – jeśli płatność za zamówienie odbywa się wyłącznie przelewem na konto lub poprzez bramki płatności internetowych, a klient nie płaci osobiście w siedzibie firmy,
• Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną – nie mają one obowiązku posiadania kasy fiskalnej, a tym samym nie dotyczy ich obowiązek bezgotówkowy.

Czy musisz mieć fizyczny terminal płatniczy?

To jedno z najważniejszych doprecyzowań prawnych: ustawa nie nakazuje wprost posiadania fizycznego, tradycyjnego terminala płatniczego POS. Przepisy wymagają jedynie zapewnienia możliwości zapłaty 'przy użyciu instrumentu płatniczego'. Oznacza to, że przedsiębiorca może spełnić ustawowy obowiązek za pomocą kilku różnych rozwiązań:

• Tradycyjnego terminala stacjonarnego lub mobilnego,
• Aplikacji typu SoftPOS w telefonie (szczegółowo opisanej w artykule o terminalu w telefonie),
• Płatności przelewem na telefon BLIK,
• Udostępnienia kodu QR do szybkich płatności bankowych.

Jakie sankcje grożą za brak możliwości płatności bezgotówkowej?

W samej ustawie Prawo Przedsiębiorców nie wprowadzono bezpośredniej kary grzywny za brak terminala. Jednak ustawodawca powiązał ten obowiązek z systemem podatkowym. Przedsiębiorca, który nie zapewnia płatności bezgotówkowych, naraża się na następujące konsekwencje:

• Utrata prawa do odliczenia ulgi na terminal płatniczy w zeznaniu rocznym PIT/CIT,
• Wykluczenie z możliwości korzystania z kwartalnego rozliczania podatku VAT,
• Utrata prawa do otrzymania szybszego zwrotu podatku VAT (w terminie 15 dni),
• Zwiększone ryzyko kontroli ze strony Urzędu Skarbowego pod kątem rzetelności ewidencjonowania obrotów.