terminal płatniczy bez kasy fiskalnej

Prowadzenie działalności handlowej lub gastronomicznej w Polsce wiąże się z koniecznością przestrzegania rygorystycznych przepisów podatkowych. Wielu początkujących przedsiębiorców myli pojęcie terminala płatniczego z kasą fiskalną. Często pojawia się pytanie: czy można użytkować terminal płatniczy bez kasy fiskalnej? Choć oba urządzenia służą do obsługi sprzedaży w lokalu, pełnią zupełnie inne role w świetle prawa skarbowego. Wyjaśniamy, kiedy użytkowanie samego terminala jest legalne, jakie branże są bezwzględnie zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej online i jak te urządzenia ze sobą współpracują.

Terminal płatniczy a kasa fiskalna – podstawowe różnice

Należy wyraźnie rozdzielić funkcje obu tych urządzeń:

• Kasa fiskalna online – to certyfikowane przez Główny Urząd Miar urządzenie służące do ewidencjonowania obrotu i podatku należnego (VAT) ze sprzedaży detalicznej. Dane o każdej transakcji (paragonie) są wysyłane w czasie rzeczywistym do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową,
• Terminal płatniczy – to urządzenie czysto bankowe, służące do autoryzacji transakcji bezgotówkowych. Jego rolą jest pobranie środków z karty klienta i przekazanie ich na konto firmy. Terminal nie rejestruje podatku VAT ani nie raportuje obrotu do Urzędu Skarbowego.

Kiedy można legalnie używać terminala bez kasy?

Zgodnie z polskim prawem, przedsiębiorca może korzystać z samego terminala płatniczego bez posiadania kasy fiskalnej tylko wtedy, gdy jego działalność podlega pod tzw. zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Podstawowe zwolnienie dotyczy firm, których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie przekroczył 20 000 zł w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym. Ponadto, kasy nie potrzebują m.in. firmy świadczące usługi wyłącznie na odległość (np. sklepy internetowe), gdzie płatność następuje przelewem lub kartą online, a towar jest wysyłany kurierem. Zobacz też: czy osoba prywatna może mieć terminal płatniczy.

Gastronomia – bezwzględny obowiązek kasy online

Właściciele restauracji, kawiarni, barów, a nawet małych punktów gastronomicznych (w tym food trucków i sezonowych budek z lodami) muszą pamiętać o bardzo ważnym wyjątku prawnym. Gastronomia (świadczenie usług przygotowania i podawania posiłków oraz napojów) została zaklasyfikowana przez Ministerstwo Finansów do branż objętych bezwzględnym obowiązkiem rejestrowania obrotu na kasach fiskalnych online od pierwszego dnia sprzedaży. Oznacza to, że niezależnie od obrotu (nawet jeśli sprzedasz tylko jedną kawę rocznie za 10 zł), w lokalu gastronomicznym musisz posiadać kasę fiskalną online. Użytkowanie samego terminala płatniczego bez kasy jest w gastronomii nielegalne i grozi wysokim mandatem skarbowym. Zasady łączenia urządzeń opisuje drukarka fiskalna terminal płatniczy.

Obowiązek integracji kasy z terminalem

Warto pamiętać, że od 2022 roku w Polsce obowiązuje nakaz technicznego połączenia (integracji) posiadanej kasy fiskalnej online z terminalem płatniczym. Celem tego przepisu jest automatyczne przesyłanie kwoty do zapłaty z kasy na terminal, co eliminuje błędy kasjera. Integracja może odbywać się kablowo lub bezprzewodowo (np. w sieci WiFi), o czym szczegółowo piszemy w artykule jak podłączyć terminal płatniczy. Koszty integracji i systemów kasowych POS opisuje terminal POS cena.

Rentowność gastronomii w Warszawie

Zarządzanie wszystkimi urządzeniami fiskalnymi i płatniczymi generuje koszty stałe i prowizyjne w firmie. Narzędzie jedzeniewarszawa.pl/dlafirm integruje dane sprzedażowe z systemu POS, automatycznie odejmując koszty prowizji płatniczych od wyliczanej marży, co ułatwia zarządzanie restauracją i optymalizację food costu.